14 Principios de la administración

La administración es una ciencia social cuyo cometido es el estudio de las organizaciones humanas y las diversas técnicas para el control, la dirección, la organización y planificación de los recursos involucrados en ellas, como pueden ser: recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos, etc. Esto con el fin de maximizar los beneficios obtenidos y la eficacia de la organización, conforme a sus fines establecidos y sus aspiraciones.

Usualmente la administración se comprende como el conglomerado de procesos necesarios para sistematizar idealmente una organización humana, por lo que es posible aplicar sus preceptos a todo tipo de empresas, países, instituciones, corporaciones, hogares y entidades sociales, tanto públicas como privadas, sin importar el cometido que tengan.

Etapas del proceso administrativo

Para ello la administración integra cuatro procesos principales:

Características de la administración

A pesar de que existan numerosas tendencias y escuelas teóricas de la ciencia de la administración, normalmente se espera que esta ciencia social cumpla con las siguientes características:

• Universalidad. Los preceptos administrativos deberían ser de aplicación a cualquier organismo social que pueda producir la humanidad, independientemente de sus características y contextos puntuales de índole política, económica, cultural o de cualquier otra naturaleza. Se trata de una ciencia que opera sobre procesos y técnicas, por lo que tendría que ser universalmente aplicable a todo tipo de institución humana.
• Especificidad. Si bien se trata de una ciencia universal, la administración tampoco puede pretender imponer modelos sin tomar en consideración las características puntuales de lo que será administrado. Así, se espera de ella que investigue, aprenda, conozca y luego diseñe, planifique y coordine un modelo de gestión exitoso, que atienda a la vez a sus preceptos universales y que se ajuste a lo particular del caso.
• Unidad temporal. Los diversos procesos administrativos se estudian por separado, pero ocurren todos al unísono, de modo que no se trata de etapas sucesivas e independientes sino de un proceso que está ocurriendo y retroalimentándose constantemente. No por planificar se abandona la coordinación, por ejemplo.
• Unidad jerárquica. Todos los integrantes de una organización social participan, en mayor o menor medida, de un mismo y único proceso de administración, que los comprende a todos y responde a la división del trabajo en una jerarquía de mando con jefes y subalternos.
• Valor instrumental. Todo ejercicio de la administración es necesariamente un medio para alcanzar un fin y no un medio por sí mismo.
• Interdisciplinariedad. Para cumplir sus cometidos, la administración se basa en conocimientos de otras disciplinas como la matemática, el derecho, la estadística, la economía, la contabilidad, la sociología, la psicología, la antropología, la filosofía y las ciencias políticas.
• Flexibilidad. Todos los preceptos administrativos son adaptables a la naturaleza de las empresas y de los casos que debe atender. Ello le permite conservar su especificidad y su universalidad al mismo tiempo.

Los 14 principios de la administración

Las investigaciones del ingeniero y teórico de la administración Henry Fayol en materia gerencial y empresarial pretendieron lograr un enfoque sistémico, global y universal de las empresas, para lo cual diseñó los catorce principios elementales de la administración, cuya aplicación en cualquier empresa o institución humana tendría que conducir a muy altos índices de eficiencia en su cometido.

Estos principios son los siguientes:

1. División del trabajo. En una organización no todo el mundo puede llevar a cabo el mismo trabajo, ya que se requiere atender diversos aspectos de la misma y del camino a recorrer hasta la meta. La separación de las responsabilidades y especificación de las labores de cada integrante o empleado permiten avanzar en diversos caminos a la vez y centralizar las energías de cada uno en su tarea correspondiente, ganando así tiempo y eficacia en el trabajo.
2. Autoridad. De la presencia de la autoridad en una organización, es decir, de la construcción de una cadena de mando, surgirá la responsabilidad y el compromiso de responder por las acciones individuales o grupales no se diluirá en la posibilidad de que cada quien opine distinto y emprenda por cuenta propia las acciones que considere.
3. Disciplina. El respeto a la autoridad y a la cadena de mando es un carácter necesario en el correcto funcionamiento de una organización humana. Esto no necesariamente debe interpretarse como una relación marcial o militar, pero sin duda las instrucciones emanadas de figuras con más autoridad y responsabilidad deben acatarse.
4. Unidad de comando. Cada individuo de la organización debe recibir órdenes de un único superior, ya que las contradicciones o yuxtaposiciones en las órdenes e instrucciones lo ubicarían en una posición difícil, teniendo que escoger a cuál jefe hacerle caso y a cuál no, lo que propiciaría la escisión de la unidad de la empresa.
5. Unidad de dirección. La dirección de la organización como tal debe responder a un único plan de acción, llevado por el administrador a cargo, y deben avanzar como un todo en un mismo sentido, sin contradicciones, desvíos y extravíos. Si todos los miembros persiguen el mismo objetivo general, avanzarán más rápida y eficazmente en esa misma dirección.
6. Subordinación de los intereses individuales a los grupales. Este principio es fundamental para la constitución de una unidad e identidad organizacional, sea de la naturaleza que sea, ya que los individuos que laboran en ella deberán anteponer el beneficio del conjunto, el alcance de los objetivos generales y comunes a todos, a los de su propia y personal agenda. Así se evitaría la corrupción, por ejemplo.
7. Remuneración. Todo individuo cuyos esfuerzos contribuyan con el alcance del objetivo de la organización deberán recibir una justa retribución por sus esfuerzos, lo cual se traduce en salarios, beneficios y otros derechos adquiridos para los trabajadores de una empresa, por ejemplo.
8. Centralización. El grado óptimo de centralización en una organización es aquel que permite que la cadena de mando opere eficazmente sin burocratizar o hacer “picos de botella” en la toma de decisiones, en los que se debe esperar por la aprobación del superior para el más mínimo esfuerzo.
9. Jerarquía. La cadena de mando de la organización debe ser visible y estar claramente definida y acatada. Desde los más altos peldaños hasta los más bajos, todo individuo debe conocer su lugar en la jerarquía y respetarla.
10. Ordenamiento. Los distintos recursos necesarios para el funcionamiento de la organización deberán estar en el lugar y momento en que sean necesarios y no otro.
11. Equidad. El liderazgo en una organización deberá ser ejercido de manera equitativa y humana, no despótica y egoísta. Caso contrario se perderá el compromiso de los subalternos.
12. Estabilidad en el personal. Los cambios constantes en el personal perjudican a la organización pues cada individuo nuevo deberá aprender a hacer su trabajo nuevamente y no alcanzará a crecer en él, ya que será reemplazado por otro y así sucesivamente, impidiendo el crecimiento del conjunto.
13. Iniciativa. La libertad de los subalternos es vital para su motivación, por lo que una organización debe dar cabida a las ideas nuevas, a la improvisación y la iniciativa, pues de lo contrario castraría el deseo de emprendimiento de su personal y, de paso, perdería posibles buenas ideas.
14. Espíritu de cuerpo. En pro de tener un buen ambiente laboral, se debe cultivar la conciencia de equipo y se debe tener como indispensable a todos los miembros que lo componen. El trabajo coordinado y entre pares es siempre más motivante que el despótico.