¿Cómo escribir un email en inglés?

Escribir un mail en inglés requiere conocer una estructura y formato precisos, así como también respetar ciertas fórmulas y expresiones. Por ejemplo: Warm regards (saludos cordiales), Please find attached … (se adjunta).

• Ver también: Cómo dar instrucciones en inglés

Claves para escribir un email en inglés

Un email en inglés debe:

• Ser conciso. Se debe escribir de manera sencilla y corta, e ir directo al punto. Los emails tienen un objetivo claro. Se debe ser cortés y amable pero sin divagar.
• Ser claro. El lenguaje escrito requiere de mayor claridad y precisión para evitar dudas y confusión en el destinatario.
• Respetar un estilo. Los emails pueden tener un estilo informal, neutro o formal. ¿A quién va dirigido? Esta pregunta ayuda a establecer el estilo, que se debe respetar durante todo el email de manera coherente. Por ejemplo: Hey there, (familiar); Hi Peter (informal o neutro); Dear Mr. Andrews (formal).
• Respetar una estructura. Luego de un saludo inicial, se debe ir directo al motivo del email, para luego hacer el desarrollo del tema en cuestión antes de despedirse.

Estructura de un email en inglés

Un email en inglés consta generalmente de cinco partes. Estas partes son cortas y concisas, y salvo el cuerpo del email (que puede tener más de un párrafo), el resto de las partes suele tener una sola línea.

1. Saludo. Es donde se saluda al destinatario. Por ejemplo: Hi Amy, Greetings Ted.
2. Introducción. Es donde se indica el motivo del email. Por lo general tiene una sola línea. Por ejemplo: I’m writing about the next meeting…
3. Cuerpo. Es donde se desarrolla el tema. Puede tener desde una línea a varios párrafos, según la complejidad del tema. Por ejemplo: Regarding the problems with the project, we’ve found out that…
4. Conclusión. Es donde se expresa la espera de un futuro contacto, se dan las gracias por anticipado o se pide un favor al destinatario. Consta de una o máximo dos líneas. Por ejemplo: I’ll be looking forward to your reply.
5. Despedida. Es el cierre del mail, el saludo final, que va seguido del nombre de la persona que escribe. Por ejemplo: Best wishes, Paul.

Atención: Cada párrafo del email va separado por una línea en blanco.

Ejemplo de un email en inglés

Hi Lucy,
I’m writing about the lecture tomorrow.
We’ve learned that some of the guests have not been notified.
What should we do? Could you help us with this? Thanks in advance.
Regards,
Travis

Hola Lucy:

Te escribo por la conferencia de mañana.
Nos enteramos de que algunos invitados no han sido notificados.
¿Qué deberíamos hacer? ¿Podrías ayudarnos con esto? Gracias de antemano.

Saludos,
Travis

Frases para escribir un email en inglés

Existen frases y fórmulas establecidas que se deben seguir y respetar en cada sección para escribir un email en inglés. El estilo del email está dado por el destinatario (la persona a la cual va dirigido el email) y el contexto.

Frases para saludar al inicio del email

Siempre se debe comenzar un email por el saludo que depende del estilo del email (formal o informal):

• Hi, Hi there, (informal)
• Hi John, / Greetings John, (informal / neutro)
• Hi everyone / Hi All, (informal – dirigido a un grupo)
• Dear All, (neutro – dirigido a un grupo)
• Dear Ms. Mirren, (formal)
• Dear Sirs, / Dear Sir or Madam, (muy formal – cuando no se conoce quién es el destinatario)
• To whom it may concern, (extremadamente formal – cuando no se conoce quién es el destinatario)

Cuidado: A diferencia del español, en inglés siempre se utiliza coma (,) y no dos puntos (:) luego del saludo inicial.

Frases para indicar el motivo del email

Luego del saludo inicial, se suele ir directo al motivo del email. Si el email inicia la comunicación con el destinatario, se pueden utilizar las expresiones:

• Just a quick note to say… / Solo una línea para decir… (informal)
• I’m reaching out because…  / Te contacto porque… (informal)
• I’m contacting you about…  / Te contacto sobre… (neutro)
• I’m writing to follow up on… / Te escribo para dar seguimiento a… (neutro)
• I am writing to inform you that… / Le escribo para informarle que… (formal)
• May I take a moment of your time to… / Puedo tomar un momento de su atención… (muy formal)

Si el email es en respuesta a un email recibido, se pueden utilizar las expresiones:

• Thanks for your quick reply. / Gracias por tu rápida respuesta. (informal)
• Regarding / Concerning your last email… / En lo que respecta a… (neutro)
• With regard to / With reference to the lecture,… / Con referencia a… (formal)
• I am writing to you with regard to / in connection with… / Le escribo con referencia a… (muy formal)

Atención: Si el email es formal, no se utilizan contracciones. Por ejemplo: I am writing … (Y no: I’m writing …)

Frases para hacer referencia a archivos adjuntos

Cuando se adjuntan archivos al email, se pueden utilizar las expresiones:

• I’m attaching… / Adjunto… (informal – neutro)
• Here’s the document you asked for. / Aquí está el documento que pediste. (informal)
• Hope this helps. / Espero que esto ayude. (informal)
• I’m sending you the form as a pdf file. / Te mando el formulario en un archivo pdf. (neutro)
• You’ll find the attachment below… / Adjunto encontrarás… (neutro)
• Please find the file attached… / Se adjunta… (formal)
• I’ve attached the contract for your review. / He adjuntado el contrato para su revisión. (formal)

Para tener en cuenta: Es usual incluir siglas y acrónimos en los emails en inglés. Por ejemplo: FYI (for your information) / Para tu información; ASAP (as soon as possible) / Tan pronto como sea posible.

Frases para terminar el email

La parte final del email puede incluir frases para agradecer o hacer referencia a un futuro email o encuentro. Por ejemplo:

• I’ll be waiting for your answer… / Estaré esperando tu respuesta… (informal – neutro)
• Looking forward to hearing from you soon. / Espero tu respuesta pronto… (informal)
• I look forward to hearing from you… / A la espera de vuestra respuesta… (formal)
• Please let me know if this works ok with you. / Por favor, dime si esto te queda bien. (informal – neutro)
• Thanks for your help. / Gracias por tu ayuda. (informal)
• Let me know if you need any help. / Hazme saber si necesitas ayuda. (informal – neutro)
• I’ll be glad to be of any help at all. / Estaré encantado de ayudarte de cualquier manera posible. (neutro)
• Please do not hesitate to contact us should you have any questions. / Por favor no dude en consultarnos en el caso de tener alguna pregunta. (formal)

Frases para despedirse

Algunas oraciones de despedida son:

• Best, / Saludos, (informal – neutro)
• Regards, / Saludos, (informal – neutro)
• Cheers, / Saludos, (UK informal – neutro)
• Best wishes, / Saludos, / Mis mejores deseos, (neutro)
• Best regards, – Kind regards, / Saludos cordiales (neutro)
• Warm regards, / Saludos cordiales (neutro)
• XOXO / Besos y abrazos (familiar)
• Yours sincerely, / Saludos, Saludos cordiales, Lo saluda atentamente (formal)

Atención: Las expresiones del saludo final van seguidas de coma (,) y en la línea siguiente se termina con el nombre de la persona que envía el email. Si es formal, se debe incluir también el apellido.

Más frases para escribir un email

Existen frases para cada propósito específico, que expresan desde requerimientos y ofrecimientos hasta pedidos de disculpa.

Frases para hacer referencia a un mail anterior

• I just got your request for… / Acabo de recibir tu pedido de… (informal)
• Thanks for getting back to me so quickly. / Gracias por contestarme tan rápidamente. (informal)
• Thank you for your last email. / Gracias por tu último mail. (neutro)
• As discussed,… / Según lo conversado, (formal)

Frases para pedir favores

• Could you send me information about… ? / ¿Me podrías enviar información sobre… ? (neutro)
• Could you please sign the attached contract and send it back to us by December 21st? / ¿Por favor puedes firmar el contrato adjunto y volver a enviarlo para el 21 de diciembre? (neutro – formal)
• I’d really appreciate some help with… / Realmente agradecería ayuda con … (informal – neutro)
• It would be very helpful if you could send us… / Sería muy útil si nos pudiera enviar… (neutro – formal)
• I would be grateful if you could possibly… / Estaría agradecida si usted pudiera … (formal)

• Puede servirte: Oraciones con “could”

Frases para agradecer

• Thanks for the heads-up. / Gracias por el aviso. (informal)
• Thanks for letting me know / keeping me posted. / Gracias por avisarme / por mantenerme informado. (informal)
• Thanks for keeping me in the loop. / Gracias por mantenerme al tanto. (informal)
• Thanks for sharing. / Gracias por compartir. (informal)
• Thank you very much for all your help. / Muchas gracias por toda su ayuda. (formal)

Frases para hacer una queja

• Unfortunately, the service was not what I expected. / Lamentablemente, el servicio no fue lo que esperaba. (neutro – formal)
• I am writing to complain about… / Escribo para quejarme acerca de… (formal)
• I am writing to complain in the strongest possible terms about… / Escribo para expresar mi más enérgica queja acerca de… (muy formal)

Frases para pedir disculpas

• Sorry for my late reply. / Perdón por responder tarde. (informal)
• I’m sorry it took me so long to get back to you. / Perdón por haber tardado tanto en contestarte. (informal)
• We are very sorry about the poor service you received by our team. / Sentimos mucho el mal servicio que recibió de parte de nuestro equipo. (neutro – formal)
• We would like to apologize for … / Quisiéramos disculparnos por … (formal)
• Please accept our apologies for any inconvenience caused. / Por favor acepte nuestras disculpas por cualquier problema causado. (formal)

Frases para dar malas noticias

• I’m sorry but we can’t… / Lo lamento, pero no podemos… (informal – neutro)
• I’m sorry but it’s out of my hands. / Perdón, pero no depende de mí. (informal)
• Unfortunately,… / Lamentablemente, … (neutro)
• We are sorry to announce… / Lamentamos anunciar… (neutro – formal)
• Unfortunately, we are unable to… / Lamentablemente, nos es imposible… (formal)
• We regret to inform you that… / Lamentamos informarle que… (formal)

Frases para ofrecer ayuda o información

• Any problem, just drop me a line. / Cualquier problema, escríbeme. (informal)
• I hope you find this helpful / useful. / Espero que esto sea útil. (informal – neutro)
• If I can be of any further assistance, please let me know. / Si puedo asistirte en algo más, por favor avísame. (neutro)
• For further details… / Para más detalles… (neutro – formal)
• Please feel free to contact us … / Por favor no dudes en consultarnos… (neutro)
• Please do not hesitate to contact us should you need any further assistance. / Por favor no dude en contactarnos en el caso de necesitar asistencia. (formal)

Frases para agendar una reunión

• Can you make it tomorrow at 10 a.m.? / ¿Puedes mañana a las 10 a.m? (informal)
• Would tomorrow at 10 suit you? / ¿Mañana a las 10 a.m. te quedaría bien? (neutro)
• That’s ok with me. / Me queda bien. (informal)
• I’m sorry but I can’t make it then. / Perdón pero a esa hora no puedo. (neutro)

Frases para pedir una opinión o aprobación

• What are your thoughts on this? / ¿Qué piensas de esto? (informal – neutro)
• What’s your read on this? / ¿Cuál es tu lectura de esto? (neutro)
• What do you think? / ¿Qué piensas? (neutro)
• Please let me know if this is ok with you. / Por favor avísame si te parece bien. (informal – neutro)

Ejemplos de emails informales en inglés

Dear Mr. Smith,

I am writing to inform you that your request has been confirmed.

We would be grateful if you could visit us at our office to sign the contract.

I look forward to hearing from you.

Sincerely,
Max Robins

Estimado señor Smith:

Le escribo para informarle que su solicitud ha sido confirmada.

Le agradeceríamos si pudiese visitarnos en una oficina para firmar el contrato.

A la espera de vuestra respuesta lo saluda cordialmente,

Max Robins

Dear Sirs,

I am writing to apply for the position of editor at your newspaper.

I have extensive experience in writing and editing news articles, as my résumé can attest. I have been working for The NYT for five years, and I would like to take on new responsibilities and challenges.

I would be willing to attend an interview at any time that would be convenient for you.

Thank you very much in advance.

Yours sincerely,

Robert Williams

Estimados señores:

Les escribo para aplicar al puesto de editor en vuestro periódico.

Tengo vasta experiencia en redactar y editar artículos periodísticos, como puede atestiguar mi CV. He trabajado para el NYT durante cinco años y querría aceptar nuevas responsabilidades y desafíos.

Estaría encantado de aceptar una entrevista en el horario que sea conveniente para ustedes.

Desde ya, les agradezco mucho.

Lo saluda atentamente,

Robert Williams

To whom it may concern,

I am writing to complain in the strongest possible terms about the poor service that we received while traveling on a tour we bought at your agency.

My friend and I bought a luxury package only to discover on arrival that the hotel and service was far from what one should call “luxurious”. The facilities were old and obsolete and the food was terrible and disgusting. Finally, the personnel was most unhelpful, rude and disrespectful.

We would like compensation for the terrible trip we had or a whole reimbursement of our money.

I look forward to hearing from you,

Martha Rose

A quien corresponda:

Les escribo para expresar mi más profundo disgusto acerca del mal servicio que recibimos durante un viaje que compramos en vuestra agencia.

Mi amigo y yo habíamos comprado un paquete turístico de lujo, pero descubrimos al llegar que tanto el hotel como el servicio estaban muy lejos de lo que uno llamaría “lujoso”. Las instalaciones eran viejas y obsoletas y la comida era mala y desagradable. Finalmente, el personal fue muy poco servicial, maleducado e irrespetuoso.

Exigimos compensación por el viaje terrible que tuvimos o la devolución total de nuestro dinero.

A la espera de vuestra respuesta,

Martha Rose

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• Verbos modales en inglés (y su significado)

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